はじめに

PowerAutomateとは

Microsoftが提供するPowerPlatformの１つで、単純作業を自動化できるRPAツールです。
SharePointやTeams、Excel Onlineなどのクラウドサービスを連携して、さまざまな業務プロセスを効率化できます。

今回の記事を参考に業務プロセスを自動化することで、時間と労力を削減し、業務効率を大幅に向上させることができます。

PowerAutomateは、ローコード開発ツールなのでプログラミングの経験がない方でも比較的簡単に利用できます。

企業や組織の業務効率化に興味がある方は、ぜひPowerAutomateを検討してみてください。

背景

今回、お客様先では新たにTeamsのコミュニティチームを立ち上げることになりました。
コミュニティでは守ってほしいルールがありましたので、チームの新規参加者には初めにルールブックを見てもらう必要がありました。
この作業を自動化するために作成したPowerAutomateのフローを、システムサポート（以下「STS」）用に変更してご紹介します！

今回作成するもの

Teamsの特定のチームにメンバーが新規追加されたら、自動で新規メンバー宛にSTS名古屋支社ルールブックのリンクを添付したチャットを投稿するフローを作成します。

作成後の効果

・チャットを送る手間がかからなくなり、自分が休んでいても365日、メンバーが参加した都度、漏れなくチャットを送れます。
・人によって内容がばらつくことなく、全員に対して一律同じ内容を伝えられます。
・メンションを付けることで、チャットに気づきやすくなり、ルールブックに目を通してもらいやすくなります。

フローの作り方

事前に必要なもの

１：新規メンバー宛のメッセージ投稿先Teamsチャネル
２：（必要であれば）メッセージに添付したい資料（社内ルール、各種手続き手順など）

手順

※PowerAutomateのバージョンによって各表記が異なる場合があります。
１：ホーム画面から作成タブをクリックし、「自動化したクラウドフロー」を選択

２：「teams」で検索し、「新しいチームメンバーが追加されたとき」を選択

３：トリガーは以下のように設定
チーム：新規メンバーが追加されたことを検知したいチーム

４：Teamsコネクタの「ユーザーの@mentionトークンを取得する」を設定
ユーザーID：雷マークからトリガーの「ユーザーID」を選択

５：Teamsコネクタの「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を設定
投稿者　　：ユーザーもしくはフローボット
投稿先　　：チャネル
チーム　　：新規メンバー宛に投稿するチーム
チャネル　：新規メンバー宛に投稿するチャネル
メッセージ：新規メンバー宛に投稿するメッセージ

６：メッセージ欄に、雷マークから「ユーザーの@mentionトークンを取得する」の「@mention」を追加

７：メッセージに資料を添付する場合はメッセージ欄に入力した文字を選択した状態でリンクマーク🔗をクリックして資料のURLを設定する

８：保存

テスト

実行

トリガーで指定したチームにメンバーを追加してみましょう。

結果

全てのトリガー、アクションに緑色のチェックがついており、指定したチャネルにメッセージが投稿されていることが確認できたら成功です！

まとめ

今回はPowerAutomateを活用してお客様先の業務改善に貢献した事例をご紹介しました。
当社では他にもRPA(Automation Anywhere、UiPath)やローコード開発ツールなどを活用した業務改善サービスを提供しております。
お困りのことがありましたらお気軽に当社へお問い合わせください。